Інформація про роботу архівного сектора Новоград-Волинської райдержадміністрації за 2015 рік

Робота архівістів, можливо, не настільки помітна, проте надзвичайно потрібна та затребувана у суспільстві. Адже саме архіви є джерелом усієї необхідної інформації.

Це стосується як конкретної людини – від початку її народження до останнього дня життя, так і діяльності цілих установ та організацій. А все це в комплексі формує архівну історію життя нашого міста, району, області та України в цілому.

Що ж зробив архівний сектор Новоград-Волинської районної державної адміністрації протягом 2015 року для збереження історії нашого району?

Архівний сектор організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст.28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положення про архівний сектор Новоград-Волинської районної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови райдержадміністрації від 18.01.2013 № 21.

У своїй діяльності архівний сектор також керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови обласної, районної держадміністрації, рішеннями відповідного органу місцевого самоврядування, наказами директора державного архіву Житомирської області та іншими нормативними актами.

Основним завданням архівного сектору є створення належних умов зберігання, поповнення та активного використання документів Національного архівного фонду (далі НАФ), забезпечення належного збереження документів з кадрових питань (особового складу) для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з даних документів, суттєве покращення стану архівної справи на території району, контроль за якістю формування справ в установах та задоволення соціально-правових потреб громадян та врахування у роботі сектору пріоритетів, визначених державою.

На виконання плану розвитку архівної справи на 2015 рік, який був схвалений рішенням колегії Державного архіву Житомирської області від 29 січня 2015 року проведені наступні заходи:

Проводилася робота щодо забезпечення фізичної збереженості документів.
На виконання плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки у 2015 році здійснено перевірку наявності, стану та руху документів НАФ 15-ти фондів, що зберігаються в архівному секторі, 2871 од.зб., про що були складені відповідні аркуші та акти перевіряння.
Оправлено та підшито документів в кількості 167 одиниць зберігання від 17 частин фондів.
Закартановано 1730 справ 14 фондів.

На постійне зберігання до архівного сектору прийнято 330 справ документів НАФ 15-ти установ району:
1. Управління агропромислового розвитку за 2002-2010 роки – 42 справи.
2. Барвинівської сільської ради за 2006-2009 роки – 15 справ.
3. Брониківської сільської ради за 2007-2010 роки – 15 справ.
4. Броницькогутянської сільської ради за 2008-2010 роки – 20 справ.
5. Дідовицької сільської ради за 2007-2009 роки - 13 справ.
6. Жолобненської сільської ради за 2005-2009 роки – 19 справ.
7. Несолонської сільської ради за 2006-2010 роки – 37 справ.
8. Лебедівської сільської ради за 2007-2009 роки – 14 справ.
9. Лучицька сільська рада за 2006-2009 роки – 20.
10. Новороманівської сільської ради за 2007-2011 роки – 41 справу.
11. Тернівської сільської ради за 2007-2009 роки – 15 справ.
12. Ярунської сільської ради за 2007-2010 роки – 33 справи.
13. ПП „Україна, с.Кикова за 2007-2011 роки – 3 справи.
14. Наталівської сільської ради за 2007-209 роки – 18 справ.
15. Токарівської сільської ради за 2006-2009 роки – 18 справ.

Так, на 1 січня 2016 року в архівосховищі перебуває 27344 одиниць зберігання 155 фондів. Надходження справ занесено у відповідні форми обліку документів (журнал реєстрації надходжень документів та картки фондів).

У 2015 році проведено 9 комплексних перевірок організації діловодства, роботи архівного підрозділу та експертної комісії в установах, організаціях району з метою надання методичної допомоги підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворого дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.
По усіх перевірках є відповідні довідки з якими ознайомлені діловоди і які надіслані керівникам установ для реагування. Рекомендації перевірок занесені в картку обліку роботи з установою, виконання рекомендацій знаходяться на контролі.

У 2015 році організовано впорядкування документів 10-ти установ району, що формують документи НАФ, описано 459 справ документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу).

В архівному секторі працює постійно-діюча експертна комісія (далі ЕК) архівного сектору Новоград-Волинської районної державної адміністрації (Положення ЕК затверджено розпорядженням голови адміністрації від 02.10.2013 року № 426). Проведено 7 засідань експертної комісії архівного сектору, на яких розглянуті та направлені на погодження ЕПК області такі документи:
- 42 номенклатури справ;
- 357 справ постійного терміну зберігання;
- 102 справи з кадрових питань (особового складу);
- 2 акти про виділення для знищення документів за 2004-2013 роки на 498 справ, включаючи 198 (сто дев'яносто вісім) CD-R-дисків з електронними файлами подань).

Відповідно до „Правил ведення нотаріального діловодства", затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, із змінами від 03.06.2013 № 1061/5, „Положення про державний нотаріальний архів", затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 18.05.2009 № 870/5 справи нотаріальних дій повинні вноситися в окремі описи за кожний діловодний рік, а саме:
- „Журнал реєстрації нотаріальних дій виконкому сільської ради" в опис
№ 3 справ постійного зберігання (нотаріальних дій);
- „Нотаріально засвідчені заповіти, доручення, тощо" відповідно в опис
№ 4 справ тривалого зберігання (понад 10 років) (нотаріальних дій).
Раніше документи з нотаріальних дій вносилися в один опис з особового складу.
Так, були перероблені описи з кадрових питань (особового складу) 6 установ району та розглянуті на засіданні ЕК:
1. Брониківська сільська рада за 1947-2006 роки;
2. Броницькогутянська сільська рада за 1945-2010 роки;
3. Тернівська сільська рада за 1994-2006 роки;
4. Суслівська сільська рада за 1947-2007 роки;
5. Наталівська сільська рада за 1994-2006 роки;
6. Токарівська сільська рада за 1964-2007 роки;
кількість з кадрових питань – 257 од.зб., кількість журналів реєстрації нотаріальних дій – 95 од.зб., та самі нотаріальні дії – 241 од.зб. Всі описи були перевірені експертами та Погоджені на засіданні ЕПК Державного архіву Житомирської області.

У відповідності до Правил роботи архівних установ України архівний сектор райдержадміністрації формує списки юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архіву (список №1), які не передають документи до архіву (список № 2) та списки юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (список № 3).

Остання дата схвалення експертно-перевірною комісією області таких списків – 27.02.2009 року. У зв'язку з тим, що упродовж 2009-2015 років відбувались процеси створення, реорганізації, ліквідації юридичних осіб, в серпні місяці 2015 року була проведена відповідна робота щодо поновлення списків №№ 1, 2, 3, які були розглянуті на засіданні ЕК архівного сектору та передані на ЕПК області. На виконання рішення ЕПК області до списку № 1 була включена установа Новоград-Волинське міськрайонне управління юстиції.

Чільне місце в роботі сектору завжди посідало використання архівної інформації, прийом та виконання запитів громадян та юридичних осіб.
Архівним сектором були вжиті заходи для поліпшення роботи із зверненнями громадян:
1. Постійно надаються консультації та роз'яснення щодо:
- наявності певної інформації в архівному секторі;
- наявності інформації, яка знаходиться в інших архівних установах
(міський архів, міжвідомчий архів, райРАКС або ін.);
- допомога в правильності оформлення, написання заяви на отримання певної інформації;
- роз'яснення щодо вартості послуги на отримання архівної довідки, терміну та умов її отримання;
- допомога отримання певної інформації від інших архівних установ (в телефонному режимі, листом);
2. Постійне ввічливе ставлення до утримувача послуги.
3. Дотримання принципу рівності усіх громадян.
4. Забезпечення побутових зручностей в архівному секторі.
5. Установлення графіка прийому громадян.

На особистому прийомі розглянуто 228 звернень громадян та представників юридичних осіб. Прийнято 87 заяв щодо отримання архівної інформації, всі заяви були опрацьовані: надавалися архівні довідки, копії та витяги з архівних документів. У 2015 році переважали запити щодо підтвердження трудового стажу.
Для отримання довідок щодо підтвердження трудового стажу ліквідованих установ при Новоград-Волинській міській раді створений міжвідомчий архів, в якому зберігаються документи ліквідованих установ міста і району. Протягом 2015 року працівниками міжвідомчого архіву було виконано 517 запитів.
Згідно чинного законодавства України в Новоград-Волинському районі створено 2 трудових архіви при сільських радах. Це трудовий архів Великогорбашівської сільської ради та трудовий архів Орепівської сільської ради (зберігаються документи з кадрових питань колишніх колгоспів), які виконали запити в кількості 87 довідок.
Завідувач архівного сектору періодично співпрацює з державним реєстратором з питання визначення установ, які знаходяться в стадії ліквідації з метою передачі документів на зберігання до архівних установ.

Проводяться виставки архівних документів до визначних дат в історії України. У 2015 році проведено 3 таких виставки архівних документів спільно із архівним відділом міськради:
- до Дня Соборності України;
- до Дня незалежності України;
- до Дня пам'яті жертв Голодомору в Україні 1932-1933 рр.
Протягом року було підготовлено 3 публікації у пресі, які мали інформаційний характер.

Наприкінці року була розпочата робота щодо прийому документів з виборів до місцевих рад від 25 жовтня 2015 року. Згідно Закону України „Про місцеві вибори" із змінами і доповненнями, внесеними Законом України від 4 вересня 2015 року № 676-VIII територіальні виборчі комісії після офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів передає виборчу та іншу документацію до відповідної місцевої державної архівної установи.

Так, для 41 територіальної комісії були розроблені номенклатури справ, які були Погоджені на засіданні ЕПК державного архіву Житомирської області. Розпочата практична допомога в складанні описів справ з постійним терміном зберігання, описів з кадрових питань та описів тимчасового зберігання. Робота з цього питання продовжується.

Крім вищенаведеної інформації, завідувач архівного сектору постійно надає методичну і практичну допомогу в організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій району, незалежно від форм власності для встановлення єдиного для всіх установ порядку, відповідно до законодавчих норм, роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних установ або архівних підрозділів установи, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворого дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства. Особлива увага була приділена територіальним виборчим комісіям.

В зв'язку з тим, що архівний сектор є окремою юридичною особою, на нього покладено і інші завдання визначені Положенням про архівний сектор Новоград-Волинської районної державної адміністрації (реєстрація вхідної, вихідної документації; відповідальність за ведення бухгалтерського обліку сектору; ведення кадрових питань сектору; видання наказів тощо).

10 липня 2015 року Новоград-Волинським міськрайонним управлінням юстиції було проведено перевірку стану правової роботи архівного сектору Новоград-Волинської райдержадміністрації (план перевірки включав 17 питань).

16 грудня архівним сектором успішно були здані річні звіти за 2015 рік Державному архіву Житомирської області, а саме: звіт про виконання плану розвитку архівної справи, звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій, звіт про створення та організацію роботи трудового архіву міста, відомості про стан приймання та описування документів з місцевих виборів 25 жовтня 2015 року, звіт щодо забезпечення пожежної безпеки, контрольний список працівників архівів, інформація про стан впорядкування документів в архівних установах району, текстовий звіт, паспорт архівної установи, а також погоджено план роботи архівного сектору райдержадміністрації на 2016 рік.

З 21-25 грудня 2015 року була проведена комплексна перевірка роботи архівного сектору за період роботи сектору з 1 грудня 2014 року по 01 грудня 2015 року завідувачем юридичного сектору адміністрації, начальником та головним спеціалістом загального відділу адміністрації, начальником та завідувачем сектору кадрової роботи та нагород відділу організаційно-кадрової роботи.

24 грудня архівісти України відзначили своє професійне свято –День працівників архівних установ. Завдяки щоденній самовідданій праці архівістів інтелектуальна скарбниця нашої нації зберігається та примножується, зміцнюючи нерозривний зв'язок минулих і майбутніх поколінь.

Завідувач сектору Г. Кравець